实务上吃尽苦头的PM们互相阐明真心话的纪录吧。每字每句直捣工兵的内心。
工兵入迷地继续阅读。「容易管理的文件模板」、「因应专案规模提出最恰当的专案管理体制(投注人数)」、「告急专案的案例研究」——
好厉害。
连自己这种外行人都看得懂,这些内容实在是太了不起了。专案管理的资深人员们毫不吝啬地展现诀窍。绝对不可能公开在网络或书籍上,现实中解决问题的事例。
阅读了一阵子,工兵突然停下手。一页发表资料夺走了他的目光。
「专案小组内的问题。如何驾驭对立的专案成员。」
工兵的心跳加速。
他喘息般地翻到下一页。
——
「……那么,专案成员有个性合不合的问题,也经常听到在某个小组内完成专案的PM在另一个小组却完全没有留下成果。只要对象(专案成员)不是机械而是人类时,这可以说是无法避免的。但是在大多的情况下,PM无法选择一同工作的成员。既然如此,思考如何控制手上的人力资源才是比较积极的想法。本小组讨论将针对这个主题进行考察。」
啪啦。
「追根究底的话,就会变成沟通技巧的问题,但是个人差异太大(而且还是靠感觉)的技巧很难普遍化。因此在本专案,只是将专案成员进行机械式的分类,并记载各类型的应对方法。虽然众说纷纭,但本小组讨论大略将专案成员分成三类。也就是〈Server(服务者)〉、〈Tool(工具)〉、〈Client(顾客)〉。以下论述各类型的行为和应对方法。」
啪啦。
「〈Server(服务者)〉类型的成员将PM视为客户对待。他们原则上会顺从PM的指示以便减少花费在管理上的工夫,对于需求变更或交货日期调整也都会尽可能地弹性应对。此类型的供应商可以交付他们概括至某程度的工作,他们会自行判断。若有必要,他们会向PM报告或讨论。」
「〈Tool(工具)〉类型的成员完全以作业员自居。他们虽然会顺从PM的指示,但完全不背负完成专案的责任,只会一味执行命令。最后发生问题,也只会认为是PM指示不当。不能要求他们临机应变地判断或检讨。在给予琐碎指示的情况下应该要追踪状况。习惯〈Server〉型成员的PM经常在这点上失败,反而会觉得他们为何办不到以前的成员不用多说都可办到的内容。当要交付工程给〈Tool〉型的成员时,PM的副手应该要是技术负责人(主要作为确认、追踪人员)。题外话,外资系企业的工程师多为〈Tool〉型,必须多加注意。」
……原来如此。
虽然还很模糊,但总算是有个意象了。用自己周遭的人思考,室见一定是〈Server〉型吧。承包内容粗略的委托,并且做出适当的判断进行作业。反之梢是〈Tool〉型。先不论她本来的个性和技术,以运用人员的立场来说完全就是〈Tool〉型。只执行命令不会参杂多余的判断。最后发生问题,也认为是指示者(建构方)的问题……但真要发生问题,至少还会向我们报告、联络、讨论吧。
对她们两人,用同一种对待方式确实是行不通。对室见逐一提出指示,应该只会被她嫌啰唆而已,而且还会延宕进度。相反地,如果全部丢给梢决定的话,马上就无法运作。要是跟她说「我想要请你运用这个,接下来麻烦你了」的话,她一定会眼露凶光地骂我吧。
依对象……改变对待方式。真要说的话,的确是理所当然。
工兵一边点头,然后继续阅读。
「以上两种类型的成员,只要理解他们的特性就能顺利往来,因为重点只是委任程度的问题而已。如果你是个认真的PM,就要尽量统括多一点工作交给〈Server〉型成员。权限委让型的PM要勤快地追踪〈Tool〉型成员的进度。只要分别使用两种态度,应该就能轻松许多。问题是最后一个类型,〈Client〉——〈顾客〉属性的成员。」
〈顾客〉……工兵表情僵硬地翻开下一页。
「首先需要理解他们的心理状态。他们拥有高度的动机和责任感。执行业务的能力很强,也会不断磨练自己。和其他类型的成员相比,他们比较容易和PM产生对立,但这并不代表他们能力不足、没有干劲。只是因为他们将PM视为了〈服务者〉。」
服务者?
什么意思?工兵皱起眉头,继续阅读论述。
「他们的逻辑如下:『我们拥有专业技巧,承包其他人做不到的工作,所以PM应该要准备一个可以让我们发挥最佳表现的环境。结案日期、资源、成本发生问题时必须迅速采取对策,并让我们回归原本的工作岗位。这最终将关系到优良的系统以及客户的满意』也就是说,对他们而言,PM的立场只不过是〈服务提供商〉。是负责收集并提供整体进度、专案状况和专案相关情报,问题发生时提供支持的人。因此他们厌恶需要耗费他们工夫的报告,以及因专案情况造成的规格变更。这也是当然的吧,因为对他们而言,PM是〈服务者〉,不可能会有人会对妨碍自己工作的服务提供商有好感。」
「……!」
妨……碍!
有如当头棒喝。
工兵再次阅读本文。
为专案成员整顿环境?发生问题时的支持?
……提供专案管理服务。自己完全没有想过这个层面。PM是统整成员报告的存在,需要顾虑的对象也只有客户,完全不会想到成员。
工兵马上切换视点。
——我认为此专案的交货期限和品质要求都相当严苛,正因为如此,PM才更应该积极地准备专案的流程架构,使各公司能够专心执行实际作业吧。
——如果要执行