应该说,我也不想用电脑看上百上千页的教科书。或许是我的思想比较老旧,但是我还是想使用纸笔学习。
工兵在车站前的书店酌量选购了几本PM入门书,回办公室后便到休息区一边啜饮易拉罐咖啡,一边阅读。
首先是第一章,关于专案。
「专案是在一定期间内创造出独特服务、产品的活动。」
……?
马上就要屈服在教科书般的记述下了……不,我是看得懂单字,但是却看不懂含义。呜呜,感觉真的就像是念书一样。
算了,总之先继续读下去。
「『一定期间』是指其活动有明确的开始与结束时间。专案根据关系者的协议『启动』,经过『计划、执行、控管』之后『结案』。也就是说,由于例行公事化的日常业务缺少『结案』这个阶段,故不视为专案。」
……虽然阐述方式很迂回,重点就是要好好区别日常业务和专案吧?在期限内完成一专案标的是专案,除此之外的是例行公事。
「专案的成果必须具备独特性(Unique)。例如开发药品时,从基础研究、临床测试、申请许可,至确立制造工程为止皆可视为专案。这是因为有新药这个独特的成果。但开发出来的药品持续量产,就不能称为专案。因为工厂生产活动只是在制造已完成的成果的产品而已。」
嗯,看来自己大致上没有误解。专案是要在「事先决定的期限」内完成「日常业务无法完成的目的」。以Better Media专案来说,「事先决定的期限」是十月一日,「日常业务无法完成的目的」是办公室迁移。原来如此,虽然只是粗略的概念,但还能理解。
然后呢?前述是专案的定义,那专案经理的定位呢?
「专案经理背负使专案成功的责任,策划并控管计划。管理和监督日程表、资源、范围,在发生问题时执行适当的矫正措施。」
喔喔喔……一口气提高难度了。
策划计划?控管?矫正措施?
咦——原来PM不是只要整理成员的报告和作业计划就好了啊?制作计划并管理,还要监督,不是超级辛苦的吗?
工兵皱起眉头继续翻阅。
「专案有五个阶段。『启动』→『计划』→『执行』→『监视、控管』→『结案』。各阶段皆需要分别制作输出成果(文件),某阶段的输出将成为下一个阶段的输入资料。本书接着说明各阶段(流程群组)的职务、输入资料及输出成果——」
随着深入阅读,工兵开始了解自己预想得太乐观了。专案管理不是光靠气概或细心就能完成,而是一个体系化的学问。利用庞大的文件、工具、技巧确认专案的进度,甚至还有不知道用处为何的差异分析算式。
(……这用一般的手段是行不通的啊。)
工兵拭去冷汗的同时,内心萌生了一股与方才截然不同的感情。
全新的知识体系,未知的用语、概念。脑中未使用的回路开始全速运转。
工兵咽下一口口水。
糟糕……这还挺有趣的。
心跳不知不觉加速,脖子后方冒出鸡皮疙瘩,血液开始沸腾。
进入这间公司之后,我开始渐渐了解自己的癖好。那就是喜欢去了解事物的结构。为什么机械会运作?如何控制封包?提案书如何确立章节?将事物拆卸成零件,再一一确认其作用,总能够带给我无上的喜悦。
我原本以为专案管理的解说会是更偏向「心得」的事项。「PM应该仔细听取成员的发言」或是「应该领会客户的意图」等等——认为重点如果就是这些的话就没有必要特别学习。只要掌握概要,加深对专业用语的理解程度就好了。
但是我错了。这是一种诱发对知识产生深奥好奇心的「系统」。愈是深入学习,就愈是拓展自己的视野,渐渐看清工作的整体面貌。
工兵忘记睡意,专心致志地埋头苦读。
从先前的说明看来,自己现在处于专案的「启动」阶段。那么,只要筛选出这阶段所需的文件、实施专案,就能着手准备下次的例行会议了吧。
需要制作的资料——有了,是这个吧。
「初步专案范围说明书」
定义专案的范围(好像被称作Scope),暂定目的、日程表、概略估算成本及体制等。如同「初步」这个名字,这终究只是原案。根据制成的资料,和专案成员讨论细节。试着确认「启动」的下一个阶段——「计划」流程群组后,发现输入资料中包含初步专案范围说明书。该流程的输出成果则为专案范围说明书——删去了初步二字。原来如此,简单明了。
「计划」阶段中也有其他需要制作的资料,如沟通管理计划书、专案组织结构、风险管理计划书
其中一个眼熟的单字让工兵停下动作。
WBS——Work breakdown structure。
「贵公司连本案的WBS都做不出来吗?」
药院的指摘在工兵脑内回荡。
……原来就是这个。
工兵翻阅章节,确认详细解说。
WBS简单来说,好像就是「工作分解结构」。分析专案内有哪些作业、必须解决哪些问题,进而将专案分解成可以个别指派负责人的状态。经过周详的分配后,接着就要确定各个作业的顺序(表记为「依存关系」,这也是在会议上听过的单字)和开始/结束时间,以订立日程表。也就是说,WBS等同于